Projektvorstellung
Die Projektvorstellung beantwortet die relevantesten Fragen zum Projektbeginn. Darüber hinaus visualisiert sie die bestehenden Projektabhängigkeiten.
Die klare Kategorisierung war Anfangs ein sehr banaler Schritt, jedoch half die visuelle Darstellung im Verlauf des Projektes bei der Zuteilung der Aufgaben und auch beim Umgang mit dem Projekt selbst.
Somit wusste jeder Teilnehmer, welche Aufgabenbereiche für ihn bestimmt sind.
Diese Fragen zu beantworten half dabei zu verstehen, was umgesetzt werden soll und aus welcher Motivation heraus man es überhaupt umsetzt.
Die Vorgeschichte konnte nur schwer beantwortet werden, da das Projekt komplett neu war und die Teilnehmer sich vorher nur bedingt kannten.
Aus diesem Grund wurde die Vorgeschichte eher mit den Vorerfahrungen gleichgestellt.
Der strategische Zweck half dabei zu hinterfragen, wofür dieses Projekt überhaupt erstellt wird. Somit konnte man für sich einordnen, welchen Zweck dieses Projekt verfolgt.
Über Alternative nachzudenken ist deshalb sinnvoll, um im schlimmsten Fall einen alternativen Weg einzuschlagen. Für dieses Projekt mussten wir hiervon keinen Gebrauch machen.
Somit habe ich bemerkt, dass dies ein unabdingbarer Schritt ist, wenn ein Projekt geplant wird.
Dieser Schritt war deshalb sehr interessant, weil man somit seinen eigenen Kenntnisstand im Projekt einordnen konnte.
Darüber hinaus war auch ein direkter Vergleich der anderen Projektteilnehmer dieser Aufgabe sehr zielführend, da man diese dann auch deutlich besser einschätzen konnte.
Zielsetzung
Die Zielsetzung beantwortet die Fragen, welche Ziele erreicht, bzw. nicht erreicht werden sollen. Darüber hinaus beschäftigt sie sich auch mit der Frage, welche Mittel dafür notwendig sind.
Sich darüber Gedanken zu machen, welche Ziele man mit dem Projekt erreichen möchte, ist ein grundlegender und wichtiger Schritt für die Koordination des Projektes.
Somit hat man stets die Sicht auf das Große und Ganze im Auge und bemerkt was relevant und was eher irrelevant ist.
Wie bereits schon bei den Zielen, die erreicht werden sollen, verhält es sich hier sehr ähnlich. Wenn man weiß, was man nicht erreichen möchte, dann ist es deutlich einfacher zwischen relevanten und irrelevanten Arbeitsschritten zu unterscheiden.
Somit ist auch dies ein sehr wichtiger Schritt bei der Koordination solcher Projekte.
Sobald das Ziel und auch das Nicht-Ziel definiert wurden, war es nun möglich, sich über die grundlegenden Projektinhalte Gedanken zu machen.
Diese halfen dabei, den gesamten Projektablauf zu strukturieren und koordinieren.
Risiken & Chancen
In dieser Kategorie wird analysiert, welche Risiken und welche Chancen es gibt. Darüber hinaus werden auch die kritischen Erfolgsfaktoren unter die Lupe genommen.
Projekte haben stets Erfolgsfaktoren und auch Risiken. Deshalb ist dies ein immens wichtiger Schritt, sich diesbezüglich Gedanken zu machen.
jedes Projekt hat einige Chancen, die wohlmöglich auf der Strecke bleiben, wenn man sie nicht ausgiebig durchdenkt. Selbstverständlich gehen nicht alle Chancen in Erfüllung, allerdings gilt hier der Grundsatz: „Besser ein Gedanke zu viel als zu wenig!“
Mit den Risiken steht und fällt ein Projekt, somit sollte man sich auch hier ausgiebig Gedanken machen. Nichts ist schlimmer, als wenn ein Projekt daran scheitert, dass der Erfolg ausbleibt, weil ein Risiko mit der dazugehörigen Maßnahme nicht bedacht wurden.
Somit sollte man sich darüber bei jedem Projekt viele Gedanken machen.
Im Zuge der Überlegung, welche Risiken & Chancen möglich sind, sollte man sich auch über die Kosten Gedanken machen. Ausschlaggebend sind vor allem zwei Dinge:
- Die Kosten, die generell anfallen können.
- Die kosten, die bei einem Risiko anfallen könnten.
Projektumfeld
Das Projektumfeld analysiert die Personen(gruppen), die direkt oder indirekt an dem Projekt beteiligt sind und zeigt deren Bedeutung auf. Darüber hinaus werden auch die Erwartungen und Befürchtungen an die Personen analysiert und entsprechende Maßnahmen gesucht.
Projekte bestehen oftmals nicht nur aus den Projektteilnehmern, sondern sind viel weitläufiger zu betrachten. So ist es ebenso möglich, dass andere Personen ebenfalls direkten oder auch indirekten Einfluss auf das Projekt haben.
Beispiele sind Abnehmer oder Kunden.
Durch die Projektumfeldanalyse kategorisiert man alle möglichen Projekteinflüsse. Hierunter fallen sowohl Personengruppen und Personen, als auch sachlich-inhaltliche Einflussgrößen.
Dieser Schritt ist sehr wichtig, um das Projektumfeld und den Standpunkt der einzelnen Personen besser im Blick zu haben. Somit kann man flexibler darauf reagieren.
Nutzen & Ziele
Diese Kategorie greift unter anderem die aktuelle Situation zum Projektstart auf und leitet daraus wertvolle Informationen zum Nutzen nach dem Projektende ab. Darüber hinaus werden weitere Fragestellungen bezüglich des Nutzens und der damit zusammenhängenden Ziele beantwortet.
In einem ersten Schritt wird hier die aktuelle Situation ermittelt, um daraus den Nutzen nach Projektende zu hinterfragen.
Diese Methode stets im Hinterkopf zu haben war sehr hilfreich, denn sie kann immer dann angewendet werden, wenn man zwischen relevanten und irrelevanten Arbeitsschritten abwägen muss.
Diese Fragestellung klingt zu Beginn sehr banal, beantwortet aber eine sehr wichtige Frage: „Um welches Problem handelt es sich und und warum sollte sich darum gekümmert werden?“
Deshalb ist diese Frage ein interessanter und wichtiger Ansatzpunkt gewesen, um das große Ziel zu definieren und daraus auch den Nutzen abzuleiten.
Jedes Projekt hat mindestens einen Nutzen. Jedoch macht ein Projekt nur dann Sinn, wenn es auch einen Nutzen für eine bestimmte Person, Firma oder auch für die Kultur etc. darstellt.
In diesem Projekt ist der Nutzen vor allem für uns selbst, jedoch sollte sich diese Frage bei jedem Projekt gestellt werden.
Wie der Nutzen an sich, ist auch die Dauer des Nutzens nicht ganz unerheblich. Insbesondere wenn es darum geht, Folgeprojekte anzustreben oder sich Gedanken über wirtschaftliche Faktoren zu machen.
Diese Frage ist für dieses Projekt eher zweitrangig, jedoch hinterfragt sie, wie sich die strategischen Ziele durch das Vorhaben ändern.
Projektbewertung
Die Projektbewertung zeigt die Selbsteinschätzung zur inhaltlichen Projektarbeit und zum Projektmanagement. Sie leitet ebenfalls wertvolle Tipps & Ideen für das nächste Projekt daraus ab.
Die Projektbewertung zur inhaltlichen Projektarbeit ist eine sehr wichtige Methode, um den inhaltsbezogenen Ablauf des Projektes zu hinterfragen, mögliche Probleme zu erkennen und beim nächsten Projekt zu verbessern.
Durch diese Bewertung konnten Fehler erkannt werden, die zuvor eher als unwichtig abgetan wurden, sich jedoch im Nachhinein als ein großes Problem herausstellten.
Die Projektbewertung bezüglich des Projektmanagements ist eine sehr wichtige Methode, um den Ablauf des Projektes an sich zu analysieren.
Hierbei stellte sich heraus, dass die Arbeit im Team so ablief, wie es vorgesehen war, jedoch vor allem externe Projekte und Aufgaben zu einem großem Problem wurden.